Syarat Layanan & Perjanjian Pemrosesan Data Pribadi

1. Pihak dan istilah

• Penyedia: pengelola aplikasi Absensi ("kami").
• Pelanggan: bisnis/organisasi yang memakai aplikasi, diwakili admin yang menyetujui dokumen ini.
• Karyawan: orang yang absensinya dicatat oleh Pelanggan.
• Data Biometrik: template wajah (deret angka hasil pengolahan wajah) dan foto wajah saat absen.

2. Peran

Pelanggan adalah Pengendali Data Pribadi dan menentukan tujuan serta cara pemakaian data karyawannya. Penyedia adalah Prosesor yang memproses data hanya atas instruksi Pelanggan melalui fitur aplikasi, sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

3. Data yang diproses

• Nama karyawan, PIN (disimpan dalam bentuk hash, bukan teks asli), lokasi dan jadwal kerja.
• Template wajah (bukan foto) untuk mengenali karyawan saat absen.
• Foto bukti absen yang diambil saat Masuk/Keluar.
• Waktu absen, status (tepat waktu/telat), alasan, metode (wajah/PIN), serta log aktivitas admin.

4. Persetujuan Karyawan (kewajiban Pelanggan)

• Sebelum mendaftarkan wajah, Pelanggan wajib memberi tahu Karyawan tentang data apa yang disimpan, tujuannya, lamanya, dan bahwa data disimpan di server cloud, lalu memperoleh persetujuan eksplisit dari Karyawan tersebut.
• Aplikasi menyediakan kotak persetujuan saat pendaftaran wajah. Dengan mencentangnya Pelanggan menyatakan persetujuan itu sudah didapat.
• Karyawan boleh menolak; absensi tetap bisa memakai PIN. Pelanggan tidak boleh menjatuhkan sanksi hanya karena penolakan tersebut.
• Pelanggan menangani permintaan Karyawan (akses, koreksi, penghapusan, penarikan persetujuan). Penyedia membantu sesuai kemampuan aplikasi.

5. Tujuan, penyimpanan, dan keamanan

• Data dipakai hanya untuk absensi dan laporan Pelanggan. Tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dipakai melatih model AI.
• Data disimpan pada infrastruktur cloud pihak ketiga (Cloudflare) yang dapat berlokasi di luar Indonesia. Koneksi terenkripsi (HTTPS).
• Akses panel dibatasi untuk admin yang diizinkan Pelanggan dan login memakai akun Google. Pelanggan wajib menjaga akun admin dan mencabut akses admin yang tidak lagi berwenang.
• Data tiap Pelanggan dipisahkan. Pelihat foto bukti dan ekspor laporan tercatat di log aktivitas.

6. Masa simpan dan penghapusan

• Foto bukti absen dihapus otomatis setelah 90 hari. Catatan absensi (jam, status, alasan) tetap tersimpan selama akun aktif.
• Pelanggan dapat menghapus template wajah seorang Karyawan kapan saja dari menu Karyawan.
• Bila akun ditutup atau diminta, kami menghapus seluruh data Pelanggan dalam 30 hari, kecuali data yang wajib disimpan menurut hukum.

7. Insiden keamanan

Bila kami mengetahui kebocoran atau akses tidak sah atas data Pelanggan, kami memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan yang tidak wajar dan paling lambat 3 x 24 jam, agar Pelanggan dapat memenuhi kewajiban pemberitahuannya.

8. Kewajiban Pelanggan

• Memakai aplikasi secara sah dan hanya untuk absensi karyawannya sendiri.
• Tidak memasukkan data orang yang tidak setuju atau tidak berhak.
• Bertanggung jawab atas keputusan kepegawaian (gaji, sanksi) yang diambil berdasarkan laporan. Pengenalan wajah dan uji kedip/tengok tidak 100% akurat dan tidak menjamin bebas dari kecurangan; laporan sebaiknya dikaji manusia.

9. Paket, biaya, dan perubahan

• Paket gratis dan berbayar memiliki batas jumlah lokasi dan karyawan aktif. Batas dapat berubah dengan pemberitahuan.
• Layanan diberikan sebagaimana adanya, tanpa jaminan bebas gangguan. Tanggung jawab kami dibatasi sebesar biaya yang dibayar Pelanggan dalam 12 bulan terakhir (paket gratis: Rp0), sejauh diizinkan hukum.
• Bila dokumen ini berubah, admin diminta menyetujui versi baru sebelum memakai aplikasi lagi.

10. Hukum yang berlaku

Hukum Republik Indonesia. Sengketa diselesaikan lebih dulu secara musyawarah.